Veiledning for digital kundeportal i Mitt TONO

Dette er en veiledning for bruk av TONOs digitale kundeportal. I portalen kan du som er konsertarrangør raskt og enkelt søke om TONO-tillatelse i forkant av konsertene du arrangerer. Etter konserten har funnet sted levers musikkrapporten enkelt i portalen.

Under kan du se veiledningsvideoer og lese en steg-for-steg-forklaring for hvordan du bruker portalen.

Steg 1: Opprette bruker og knytte deg til et kundeforhold

Her følger en oppskrift på hvordan du oppretter en brukerkonto i den digitale kundeportalen, og hvordan du knytter kontoen din til én eller flere organisasjoner du skal rapportere på vegne av. Har du allerede en konto på Mitt TONO som medlem eller fordi du rapporterer religiøse sermonier, kan du knytte din eksisterende konto til et eller flere kundeforhold.

Her kan du se en video som enkelt forklarer hvordan du oppretter bruker og knytter deg til et kundeforhold. Hvis du heller vil lese en tekst, se under.

Her er veiledningsvideoen oppsummert punktvis:

• For å finne kundeportalen klikker øverst i høyre hjørne på TONO.no, på menneske-ikonet. Alternativt kan du gå direkte til adressen m.tono.no.
• Skriv inn din e-post-adresse. Systemet kjenner automatisk igjen om du har en bruker eller ikke. Hvis du ikke har en bruker blir du bedt om å opprette dette.
• Brukeren er personlig. Du knytter deg til en eller flere organisasjoner senere i prosessen. Du kan søke og rapportere for flere ulike kundeforhold med samme bruker, så det kan lønne seg å bruke en privat e-post-adresse.
• Om du allerede har en bruker i Mitt TONO, enten som medlem eller for rapportering av religiøse seremonier, kan du også knytte denne profilen til en konsertarrangør. Logg da inn som normalt med ditt eksisterende passord, og følg de neste stegene.
• Når du er innlogget på i portalen Mitt TONO klikker du på knappen «Roller» i menyen i venstre marg.
• Klikk på knappen «+kunde» til høyre på skjermen.
• Tast inn organisasjonsnummeret til organisasjonen du skal rapportere på vegne av.
• Dersom organisasjonen allerede har et kundeforhold hos TONO blir du bedt om å oppgi kundenummer og et fakturanummer. Det finner du på seneste faktura fra TONO. Mangler du noe av denne informasjonen ta kontakt med oss på marked@tono.no
• Når du bekrefter tilknytningen til organisasjonen dukker den opp i listen over dine roller.

Steg 2: Søke om TONO-tillatelse til konsert

I tråd med åndsverkloven og TONOs retningslinjer er det viktig at man alltid søker før konserten finner sted. Her kommer en forklaring på hvordan du sikrer deg TONO-tillatelsen raskt i den digitale kundeportalen.

MERK! Du kan kun søke enkeltkonserter du kan søke om i portalen. Skal du søke om revy, festival eller en fullstendig turné må du søke via skjema på TONO.no. Har du en turné bestående av noen få konserter, kan du bruke portalen, men da må du altså opprette individuelle søknader og rapporter for hvert arrangement.

Her kan du se en video som enkelt forklarer hvordan du søker om konserttillatelse. Hvis du heller vil lese en tekst, se under.

Her er veiledningsvideoen oppsummert punktvis:

• Logg inn på brukerkontoen du opprettet i forrige steg.
• Har du flere roller i Mitt TONO? Klikk på roller i menyen i venstre marg og forsikre deg om at riktig kundeforhold er aktivt.
• Fra forsiden kan du klikke den røde knappen for «Søk tillatelse». Du kan også klikke på «Konserter» og deretter «Konsertsøknader» i menyen i venstre marg.
• Opprett ny ved å trykke søk tillatelse til høyre.

• Arrangementsnavn: Dette feltet er frivillig å fylle ut. Det kan være nyttig for din egen oversikt, når du skal rapportere, og hvis du vil finne tilbake til gamle søknader og rapporter.
• Dato: Du kan kun søke om konserttillatelse for inneværende dato eller framover i tid. Fyll deretter inn tidspunkt.
• Artist: Fyll inn navn på alle artister som skal fremføre musikk under arrangementet. Separer gjerne med komma. Det dukker automatisk opp en rullgardin meny med artistnavn som er registrert i TONO. Du kan kun velge ett av disse, men kan fylle ut flere artister med fritekst. Artister trenger ikke å finnes i rullgardinmenyen for å kunne skrives inn.
• Lokale: Begynn å skrive og velg lokale fra rullgardinmenyen som dukker opp. Hvis du ikke får treff fyller du ut navn på arrangementslokalet, adresse, postnummer og poststed som fritekst.

• Klikk «Fullfør» for å sende søknaden til TONO.
• Du finner nå søknaden i listen under Konsertsøknader.
• Søknaden har først status «Under behandling». Dette endrer seg til «Godkjent» i løpet av få minutter. Du mottar også tillatelsen på e-post.
• Tillatelsen er gitt og du kan avholde konserten!

Steg 3: Sende inn musikkrapport etter konsert

Etter at tidspunktet for en konsert du har søkt om har funnet sted, endres status for søknaden fra «Godkjent» til «Fullfør rapport». Det er nå på tide å sende inn musikkrapport for konserten.

Her kan du se en video som enkelt forklarer hvordan du leverer musikkrapport. Hvis du heller vil lese en tekst, se under.

Her er veiledningsvideoen oppsummert punktvis:

• Logg inn med brukeren du opprettet i Steg 1.
• Har du flere roller i Mitt TONO? Klikk på roller i menyen i venstre marg og forsikre deg om at riktig kundeforhold er aktivt.
• Fra forsiden kan du klikke den røde knappen for «Søk tillatelse». Du kan også klikke på «Konserter» og deretter «Konsertsøknader» i menyen i venstre marg.
• Finn den aktuelle rapporten og klikk «Fullfør rapport». Så snart rapporten er påbegynt flytter den seg fra kategorien «Konsertsøknader» til «Konsertrapporter».

Alle felter du fylte ut i søknadsprosessen er forhåndsutfylt. Fyll nå ut de tomme feltene listet opp under.

• Konsertens varighet i minutter: Fyll ut den omtrentlige mengden musikk som ble fremført. Hvis det er flere artister som har spilt, skal all musikken regnes sammen, men pauser o.l. skal ikke være en del av totalen.
• Antall besøkende: Oppgi hvor mange det var til stede under arrangementet. Både betalende og ikke-betalende.
• Brutto billettinntekter: Oppgi den totale billettomsetningen for arrangementet. Husk å trekke fra billettavgift, da dette ikke er en del av TONOs beregningsgrunnlag. Ved gratiskonserter skriver du 0.
• Fakturareferanse/-merking: Om du ønsker at fakturaen skal merkes med noe bestemt, kan du oppgi det her.
• Har det blitt fremført musikk som ikke forvaltes av TONO?: Dersom det er fremført musikk som ikke er opphavsrettsbeskyttet er det mulig å få reduksjon i fakturaen fra TONO. Med «ikke er forvaltet av TONO» mener vi musikk som ikke er forvaltet av enten TONO direkte, eller et av våre utenlandske søsterselskap, som vi representerer i Norge. I praksis er det snakk om frie verk, der alle opphavere har vært døde i mer enn 70 år.
  • MERK! Arrangementer og bearbeidelser av frie verk får ny opphavsrett, og er forvaltet av TONO.
  • Dersom ett eller flere musikkverk som ble fremført er helt fri for orpphavsrettsbeskyttelse velger du «Ja». Dette stiller noen bestemte krav til rapporten.
  • Dersom alle verk er opphavsrettsbeskyttet og forvaltes av TONO eller annet kollektivt forlvaltningsselskap velger du «Nei».
• Hvis noen andre skal rapportere verkene, angi vedkommendes e-post: Du kan avtale å delegere rapportering av verk, altså repertoarlisten, til andre. For eksempel en artist, et management eller et musikkforlag. Dette er særlig nyttig dersom du ikke kjenner musikken som ble framført.
  • Du kan kun delegere til én e-postadresse. Om det var flere ulike artister som opptrådte, er det derfor et poeng at vedkommende kan rapportere på alle artistenes vegne.
  • Du kan delegere ansvaret for å fylle ut både til TONO-medlemmer og e-postadresser som ikke har en Mitt TONO-bruker. De mottar da en lenke hvor de kan fylle ut musikkrapporten.
  • Den som mottar delegeringen har anledning til å avvise delegeringen. I så fall kan du som arrangør rapportere, eller delegere til en annen adresse.
  • MERK! Det er kun det å fylle ut repertoarlisten som kan delegeres. Du må selv fylle inn andre obilgatoriske felter, som antall besøkende, brutto billettinntekter og konsertens varighet.

Under forklarer vi hvordan repertoarliste skal leveres, avhengig av hvilke valg du har gjort over. 

1. Du har delegert utfylling av repertoarliste

• Dersom du har delegert utfylling av repertoarliste til en annen e-postadresse, kan ikke du som arrangør fylle ut repertoarlisten.
• Merk at repertoarlisten må være tom for å kunne delegere.
• Frem til den delegerte rapporten er fylt ut, kan du når som helst gå inn på rapporten og trekke delegering, delegere til noen andre eller fylle ut rapporten selv.
• Klikk fullfør. TONO sender da lenke for å fylle ut repertoarliste til e-posten du har oppgitt.
• Du finner rapporten i listen over «Konsertrapporter» med status «Avventer repertoar».
• For å trekke eller endre delegeringen, klikk på menyen, og velg endre.

2. Du skal fylle ut repertoarlisten selv (Nei på spørsmål om det er fremført musikk som ikke er TONO-forvaltet)

• Legg til verk med den grønne knappen.
• Fyll ut all informasjon du har, og så mye som mulig – Tittel, rettighetshavere (komponist og tekstforfatter) og spilletid.
• Gjør rapporten så fullstendig som mulig. Det er viktig for at vi skal kunne avregne penger til de som har skrevet musikken.
• Om du vet at det ble fremført mer musikk enn det du har oppgitt i rapporten, huker du av for dette nederst i rapporten.
• Om ønskelig kan du lagre listen som reportoarliste på din bruker. Da kan du ta utgangspunkt i denne på en senere rapport.
• Klikk fullfør for å sende rapporten til TONO.
• Du finner rapporten i listen over «Konsertrapporter» med status «Sendt til TONO».

3. Du skal fylle ut repertoarlisten selv (Ja på spørsmål om det er fremført musikk som ikke er TONO-forvaltet)

• Dersom du har svart «Ja» på spørsmålet «Har det blitt fremført musikk som ikke forvaltes av TONO?» må du som arrangør rapportere.
• Utfylling av repertoarliste kan ikke delegeres når det skal gis reduksjon i faktura.
• Legg til verk med den grønne knappen.
• Fyll ut all informasjon du har – Tittel, rettighetshavere (komponist og tekstforfatter) og spilletid.
• Huk av i boksen «Ikke TONO-forvaltet» for verk som er fri for opphavsrett.
• Spilletid MÅ fylles ut for verk som er huket av for «Ikke TONO-forvaltet». Det er spilletiden som er utgangspunktet for reduksjonen i fakturaen.
• Gjør rapporten så fullstendig som mulig. Det er viktig for at vi skal kunne avregne penger til de som har skrevet musikken.
• Om du vet at det ble fremført mer musikk enn det du har oppgitt i rapporten, huker du av for dette nederst i rapporten.
• Om ønskelig kan du lagre listen som reportoarliste på din bruker. Da kan du ta utgangspunkt i denne i en senere rapport.
• Du finner rapporten i listen over «Konsertrapporter» med status «Sendt til TONO».

Har du spørsmål? Kontakt oss på marked@tono.no